Amikor hivatalos e-mailt kell írnod (legyen szó állásról, ügyintézésről vagy akár egy projekt megkeresésről), sokan nem tudják pontosan hogyan fogalmazzanak. A jó hír, hogy a hivatalos e-mail mindig egy jól követhető, egyszerű szerkezetre épül. Ebben e cikkben megmutatjuk a helyes felépítést, gyakori hibákat és találsz konkrét példákat is, az inspirálódáshoz.

Mikor kell hivatalos e-mailt írni?

Hivatalos e-mail általában ezekben az esetekben indokolt:

• állásra jelentkezés
• iskola vagy egyetem ügyintézés
• hivatalos kérés
• panasz vagy reklamáció
• időpont egyeztetés
• projekt vagy együttműködési megkeresés
• stb.

A cél mindig ugyanaz: egyértelmű, tiszteletteljes és rövid kommunikáció.

A hivatalos e-mail szerkezete

Egy jól megírt hivatalos e-mail 5 részből áll:

1. Tárgy (Subject)

Legyen rövid és konkrét. Mindig nagybetűvel kezdjük az első szót, törekszünk a lényegretörő megfogalmazásra.

• Állásjelentkezés
• Információkérés
• Időpont egyeztetés
• Együttműködési megkeresés

Ha már létrejött az együttműködés, annak a konkrét megnevezését is használhatjuk.

2. Megszólítás

A magyar helyesírási szabályoknak megfelelően több elfogadott megszólítási foma létezik, ezek a következők:

• Tisztelt Hölgyem/Uram!
• Tisztelt XY!
• Kedves Hölgyem/Uram!
• Kedves XY!

A „Tisztelt” inkább formálisabb, hivatalosabb hangnem, míg a „Kedves” udvarias, de valamivel barátságosabb stílus. A megszólítás végén mindig felkiáltójel tevődik.

3. Bevezetés

Röviden elmondod miért írsz: „Azért írok önöknek, mert érdeklődnék a meghirdetett lehetőség iránt.”

4. Tárgy kifejtése

Itt jön a lényeg, de még mindig tömören, Fontos figyelni, hogy ne legyen túl hosszú, egy gondolat egy bekezdésben foglaljon helyet, amennyiben több kérdés, gondolat szerepel egy e-mailen belül, tegyük külön bekezdésbe, kerülve a félreéréseket és a problémamentes információ cserére törekedve. A legfontosabb, hogy végig maradj udvarias és konkrét, egy hivatalos e-mail nem a mellébeszélésnek és fecsegésnek az eszköze, arra megannyi más felület van.

5. Elköszönés

• Tisztelettel név elérhetőség
• Üdvözlettel név elérhetőség

Gyakori hibák hivatalos e-mail írásnál

Túl laza kezdés: „Szia”, „Jó napot!”önmagában megszólításként, e-mail elején tiszteletlen

Túl hosszú szöveg – nem esszé

Emoji használat – teljesen kerülendő

Nincs tárgy – ez a leggyakoribb hiba, és emiatt vesznek el leghamarabb az e-mailek

Kész hivatalos e-mail minták

1. Állásjelentkezés

Tárgy: Állásjelentkezés

Tisztelt Hölgyem/Uram!

  Azért írok önöknek, mert érdeklődnék a meghirdetett állás lehetőség iránt.
  Jelenleg tanulmányaimat folytatom és olyan munkát keresek, ahol tapasztalatot szerezhetek és fejlődhetek.
  A mellékletben csatolom önéletrajzomat.
  Bízom benne, hogy lehetőségem lesz személyesen is bemutatkozni.

Tisztelettel:
Kovács Péter
kovacs.peter@email.hu
+36301234567

2. Projekt/Együttműködési megkeresés

Tárgy: Együttműködési megkeresés

Kedves Hölgyem/Uram!

  Azért keresem meg önöket, mert szeretnék érdeklődni egy lehetséges együttműködés vagy projektlehetőség kapcsán.
  Jelenleg egy olyan területen fejlesztem magam, amely kapcsolúdhat az önök tevékenységéhez, és úgy gondolom, hogy egy közös munka mindkét fél számára értékes lehet.
  Amennyiben nyitottak rá, szívesen bemutatnám részletesebben az ötletemet.
  Előre is köszönöm a visszajelzésüket.

Tisztelettel:
Kovács Péter
kovacs.peter@email.hu
+36301234567

Kapcsolódó cikkek

CV minta diákmunkához

Felmondó levél minta

Motivációs levél minta

Nem találod, amit keresel?

Írd meg kommentben, vagy üzenetben, milyen dokumentumhoz vagy hivatalos szöveghez lenne szükséged mintára és elkészítjük egy következő cikkben.